Petter Reinholdtsen

Hva «mangler» i OEP - litt statistikk utledet fra saksnummer og dokumentnummer
29th January 2015

En ting jeg har lurt på når det gjelder offentlige postjournaler, er hvor stor andel av det som ligger i de interne databasene kommer ikke med i postjournalen. Dette er det mulig å finne ut basert på det som ligger i postjournalen. For å forstå hva jeg mener, trengs det litt bakgrunnsinformasjon. I henhold til NOARK-standarden for norske offentlige arkiv skal enhver sak ha et årstall og et løpenummer, og ethvert dokument i saken skal gis et dokument-løpenummer. Det vil si at en ender opp med dokument-ID som ser ut som ÅÅÅÅ/SAKNR-DOKNR, f.eks. 2014/2-1 eller 2014/12312-14. Mange oppgir kun tosifret årstall, men prinsippet er det samme. Så vidt jeg vet skal saksnummer og dokumentnummer tildeles løpende og i stigende rekkefølge. Gitt en instans med følgende dokument-ID i postjournalen, så kan en regne ut hvor mye som ikke finnes i journalen:

Her ser en at saksnummer 2 og 5 finnes i postjournalen, mens nummerene 1, 3 og 4 mangler. En ser også at i sak 2014/5 mangler dokument 2. Ved hjelp av denne informasjonen har jeg regnet ut hvor stor andel av saksnummer og dokumentløpenummer som ikke har dukket opp i Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP). For saksnummer har jeg tatt utgangspunkt i at en ikke trenger å starte på 1, og dermed regnet med området fra laveste til høyeste saksnummer og talt antall unike saksnummer som forekommer i OEP. I dette tilfellet betyr de at 2 av 4 saksnummer er ubrukte (50%). For dokumentløpenummer har jeg tilsvarende tatt utgangspunkt i laveste og høyeste kjente dokumentløpenummer, for å handtere databaser der jeg mangler komplett postjournal. For sak 2014/5 her betyr det at 1 av 3 dokumenter mangler (33%).

Det er flere årsaker til at det kan bli hull i nummerseriene. Feilføring der et dokument tildeles et nytt saksnummer ved en feil, og deretter flyttes inn i riktig sak vil gi et ubrukt saksnummer, da saksnummer skal tildeles i stigende rekkefølge og en ikke får opprette nye saker innimellom gamle saker. Tilsvarende kan skje med dokument-løpenummer. Det er jo heller ikke sikkert at et saksnummer i OEP er det samme som løpenummeret som brukes som saksnummeret i instansens interne datasystem. Kanskje snakker vi om ulike ontologier der en delmengde av interne saksnummer tilsvarer saksnummer i OEP. Hvis like nummer også tildeles andre ting enn saker som skal til OEP vil en tilsvarende få «hull» i saksnumrene i postjournalen.

Jeg er litt usikker på hva denne statistikken egentlig viser, og heller ikke sikker på om det er reelt sett mangler i OEP (som kanskje kunne anses å være kritikkverdig), bare er resultatet av hendelige uhell i nummertildelingen eller resultat av ulik ontologi i OEP og instansens datasystem. Men jeg syntes tallene og variasjonen var så interessant at jeg hadde lyst til å dele dem med mine lesere. Jeg har sortert listen på prosent upubliserte saksnummer for 2014.

SaksnummerDokumentnummerInstans
201420132014
%Upubl. saksnr.Totalt %Upubl. saksnrTotalt %Upubl. dok.nr.Totalt
0.6 8 1282 0.2 2 861 0.0 0 6105Vox, nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk
0.9 91 9863 2.7 313 11703 0.0 0 24029Direktoratet for byggkvalitet
1.0 161 15663 3.3 558 17045 0.0 0 41954Justervesenet
1.1 325 28515 1.2 357 29621 0.0 0 66871Arkivverket
1.8 28 1568 1.0 17 1722 0.0 0 9259Statistisk sentralbyrå
1.8 92 506675.43144 4169 0.0 0 17056Arbeids- og sosialdepartementet
2.2 32 1470 2.4 36 1471 0.0 0 9757Norsk Filminstitutt
2.3 34 1478 2.9 41 1425 0.0 0 4522Datatilsynet
2.7 49 1795 2.8 34 1199 0.0 0 5824Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard
3.1 134 4326 2.8 144 5119 0.0 0 12223Brønnøysundregistrene
3.1 201 6571 6.1 603 9870 0.0 0 22390Statens kartverk
3.2 228 7092 2.0 143 7032 0.1 14 24491Lotteri- og stiftelsestilsynet
3.6 32 891 4.9 37 753 0.0 0 3055Statens innkrevingssentral
3.81016 26466 2.5 716 28727 0.0 0 86951Husbanken
3.9 52 132614.4 180 1247 0.0 0 4922Sysselmannen på Svalbard
4.0 248 6250 4.6 332 7159 0.0 0 22063Post- og teletilsynet
4.1 102 2488 2.7 62 2291 0.0 0 9707Forbrukerombudet
4.8 51 106012.6 132 1046 0.0 0 3616Statens strålevern
5.2 924 17781 6.31184 18665 0.0 0 59772Fiskeridirektoratet
5.5 254 4638 6.1 315 5168 0.0 0 15470Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet
6.0 80 1336 3.7 48 1314 0.0 0 2691Medietilsynet
6.1 91 1486 5.0 83 1651 0.2 17 7473Petroleumstilsynet
6.2 248 399773.73459 4693 0.0 0 10963Klima- og miljødepartementet
7.0 190 270010.2 207 2033 0.0 1 14299Samferdselsdepartementet
7.1 35 492 4.5 41 909 0.0 0 2960Konkurransetilsynet
7.1 482 6800 6.4 532 8259 0.0 0 28684Justis- og beredskapsdepartementet
7.2 87 1204 4.2 50 1199 0.0 3 7428Oljedirektoratet
7.2 106 1478 6.3 129 2045 0.0 2 4987Statens jernbanetilsyn
7.2 131 1813 8.5 124 1452 0.0 2 8758Statsministerens kontor
7.3 816 11218 6.1 655 10665 0.0 0 47160Norges forskningsråd
7.81150 14712 6.7 746 11202 0.0 0 33794Miljødirektoratet
7.9 411 5216 8.3 446 5365 0.0 0 16441Helse- og omsorgsdepartementet
8.3 376 4514 8.2 457 5548 0.0 3 20840Luftfartstilsynet
8.5 185 2181 9.8 175 1780 0.0 0 7669Landbruks- og matdepartementet
8.6 10 116 0.8 1 127 0.0 0 318Statens institutt for rusmiddelforskning
9.0 597 6648 9.7 705 7236 0.0 3 35663Utdanningsdirektoratet
9.01139 12632 8.21100 13344 0.0 2 36987Finanstilsynet
9.1 540 594913.4 769 5743 0.0 0 13908Finansdepartementet
9.2 256 2787 6.5 203 3147 0.0 0 9487Riksantikvaren - Direktoratet for kulturminneforvaltning
9.31596 17209 2.5 463 18438 0.0 0 53119Statens legemiddelverk
9.7 299 308510.7 329 3072 0.1 6 7579Forsvarsdepartementet
10.1 167 1650 4.5 65 1445 0.0 0 11157Statens helsetilsyn
10.9 59 542 7.7 44 569 0.0 0 1283Statens arbeidsmiljøinstitutt
11.3 46 40796.12591 2695 0.0 0 1489Landbruksdirektoratet Alta
11.4 675 593313.6 613 4492 0.0 0 24598Kystverket
11.6 739 638312.2 748 6121 0.0 1 18605Kunnskapsdepartementet
11.9 641 5398 9.3 432 4655 0.0 0 14438Kulturdepartementet
11.9 934 7835 0.0 0 0 0.0 0 33448Kommunal- og moderniseringsdepartementet
12.1 588 486012.2 522 4294 0.0 0 14173Politidirektoratet
12.11444 1189346.05212 11331 0.0 0 51438Helsedirektoratet
12.6 220 174517.5 112 640 0.1 3 4184Språkrådet
12.7 211 1664 9.7 226 2318 0.0 0 9151Direktoratet for utviklingssamarbeid
13.9 321 230915.1 329 2185 0.0 0 6307Olje- og energidepartementet
14.3 429 299612.5 303 2432 0.0 0 7560Nasjonalt folkehelseinstitutt
14.41408 9785 0.0 0 0 0.0 0 38923Nærings- og fiskeridepartementet
14.7 143 973 7.7 83 1084 0.0 0 4130Utlendingsnemnda
15.8 173 109738.8 621 1602 0.0 0 7557Direktoratet for forvaltning og IKT
16.71345 8069 8.6 703 8219 0.0 0 20834Norges vassdrags- og energidirektorat
17.5 61 34817.2 67 389 0.0 0 7732Senter for internasjonalisering av utdanning
18.93737 19734 4.4 606 13752 0.0 0 49938Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap
19.11392 726919.11263 6601 0.0 0 19869Fylkesmannen i Troms
20.4 768 375815.7 471 3008 0.1 9 11280Integrerings- og mangfoldsdirektoratet
21.0 995 473717.8 978 5508 0.0 0 11260Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
21.6 16 7497.32626 2698 0.0 0 155Statens reindriftsforvaltning
22.1 96 43517.6 81 459 0.2 3 1943Norges geologiske undersøkelse
22.3 27 12110.6 15 141 0.1 1 779Kunst i offentlige rom
22.41939 865921.81992 9120 0.0 1 17738Fylkesmannen i Nordland
22.5 52 23114.7 32 217 0.0 0 896Fredskorpset
22.52017 895795.540498 42425 0.0 0 14223Statens landbruksforvaltning
22.9 116 50715.2 81 532 0.0 0 2069Nasjonalbiblioteket
25.5 211 82920.8 205 987 0.0 0 3867Direktoratet for økonomistyring
26.1 6 23 9.7 3 31 0.0 0 106Kompetansesenter for distriktsutvikling
26.6 187 70228.5 248 871 0.0 1 3154Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
27.1 90 33213.2 41 311 0.0 0 2400Norsk Akkreditering
28.3 562 198620.0 518 2586 0.0 0 6267Statens lånekasse for utdanning
28.8 443 153841.0 688 1679 0.0 0 5556Havforskningsinstituttet
29.81473 494424.81047 4230 0.0 0 9850Utlendingsdirektoratet
29.81563 524931.01421 4588 0.0 0 15660Fylkesmannen i Finnmark
30.8 314 102158.4 941 1610 0.3 13 3979Direktoratet for nødkommunikasjon
31.4 463 147537.0 280 757 0.1 7 4797Domstoladministrasjonen
31.84708 1478525.22236 8879 0.0 2 39313Utenriksdepartementet
36.1 526 145676.61364 1781 0.0 0 4472Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon
36.7 447 121763.81503 2355 1.8 92 5121Garantiinstituttet for eksportkreditt
38.23341 874434.73096 8927 0.0 3 15180Fylkesmannen i Oppland
39.36267 1594737.76262 16606 0.1 15 29707Fylkesmannen i Hordaland
39.62122 536541.32242 5428 0.0 0 12680Fylkesmannen i Telemark
40.83137 769837.03059 8272 0.0 5 13848Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
42.11528 362719.2 529 2750 0.0 1 13524Statsbygg
42.42844 670042.42913 6863 0.0 0 12090Fylkesmannen i Vest-Agder
42.9 6 1488.92398 2698 0.0 0 23Reindriftsforvaltningen
43.33310 764542.63369 7908 0.0 0 15739Fylkesmannen i Vestfold
43.43433 790540.83508 8594 0.0 0 12921Fylkesmannen i Møre og Romsdal
43.45540 1277340.15429 13534 0.0 0 22389Fylkesmannen i Rogaland
43.62334 535039.52314 5861 0.0 0 9997Fylkesmannen i Aust-Agder
43.72656 607923.1 890 3853 0.1 21 18064Forsvarsbygg
48.94276 874748.04189 8734 0.0 0 16281Fylkesmannen i Buskerud
50.95106 1002445.74584 10022 0.0 0 15340Fylkesmannen i Sør-Trøndelag
51.44477 870345.84240 9253 0.0 5 12067Fylkesmannen i Hedmark
51.5 210 40836.8 656 1785 0.0 0 658Departementenes servicesenter
52.74663 885246.64110 8824 0.0 0 13869Fylkesmannen i Østfold
59.714852 2486756.614366 25404 0.0 0 38706Fylkesmannen i Oslo og Akershus
61.144900 7349595.140365 42462 0.0 11 63747Landbruksdirektoratet Oslo
63.86812110680218.57592 41093 0.0 0144950Arbeidstilsynet
69.811022515796270.8105811149449 0.0 14106772Statens vegvesen Region øst
72.216772 2321595.216409 17238 0.0 0 16705Norsk kulturråd
78.612413115795677.6115949149462 0.0 0 77689Statens vegvesen Region sør
80.755587 6889671.936121 50269 0.0 0 42152Sjøfartsdirektoratet
81.012800615795680.1119743149456 0.0 8 74195Statens vegvesen Region vest
87.213779815796287.6130971149449 0.0 9 50814Statens vegvesen Region midt
88.012239 1390286.119158 22244 0.0 0 5492Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet
90.814345315795690.6135441149453 0.0 0 39961Statens vegvesen Region nord
93.85865 625099.37093 7140 0.0 0 984Nasjonal kommunikasjonsmyndighet
95.34655 488394.33819 4049 0.1 1 967Landinfo
96.215193515787096.0143497149452 0.0 0 19555Statens vegvesen Vegdirektoratet
97.510079910337396.9119802123636 0.0 0 7605Toll- og avgiftsdirektoratet
97.724104 2466698.223640 24062 0.2 5 2108Kriminalomsorgsdirektoratet
98.360845 6192298.358575 59605 0.0 0 2837Statens pensjonskasse
99.599066199587399.4953094958529 0.0 0 18246Skattedirektoratet

Det kunne vært interessant å se hva som skjedde hvis en ba om innsyn i en dokument-ID som ikke finnes i OEP... :) Det hadde også vært interessant å få vite hva årsaken til at noen saksnummer ikke dukker opp i OEP der det er få og mange. Jeg mistenker jo at årsaken ikke er den samme hos Skattedirektoratet og hos Landinfo, selv om andelen upubliserte nummer er ganske lik.

Tags: norsk, nuug, offentlig innsyn.

Created by Chronicle v4.6