Petter Reinholdtsen

En ting jeg har lurt på når det gjelder offentlige postjournaler, er hvor stor andel av det som ligger i de interne databasene kommer ikke med i postjournalen. Dette er det mulig å finne ut basert på det som ligger i postjournalen. For å forstå hva jeg mener, trengs det litt bakgrunnsinformasjon. I henhold til NOARK-standarden for norske offentlige arkiv skal enhver sak ha et årstall og et løpenummer, og ethvert dokument i saken skal gis et dokument-løpenummer. Det vil si at en ender opp med dokument-ID som ser ut som ÅÅÅÅ/SAKNR-DOKNR, f.eks. 2014/2-1 eller 2014/12312-14. Mange oppgir kun tosifret årstall, men prinsippet er det samme. Så vidt jeg vet skal saksnummer og dokumentnummer tildeles løpende og i stigende rekkefølge. Gitt en instans med følgende dokument-ID i postjournalen, så kan en regne ut hvor mye som ikke finnes i journalen:

• 2014/2-1
• 2014/5-1
• 2014/5-3

Her ser en at saksnummer 2 og 5 finnes i postjournalen, mens nummerene 1, 3 og 4 mangler. En ser også at i sak 2014/5 mangler dokument 2. Ved hjelp av denne informasjonen har jeg regnet ut hvor stor andel av saksnummer og dokumentløpenummer som ikke har dukket opp i Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP). For saksnummer har jeg tatt utgangspunkt i at en ikke trenger å starte på 1, og dermed regnet med området fra laveste til høyeste saksnummer og talt antall unike saksnummer som forekommer i OEP. I dette tilfellet betyr de at 2 av 4 saksnummer er ubrukte (50%). For dokumentløpenummer har jeg tilsvarende tatt utgangspunkt i laveste og høyeste kjente dokumentløpenummer, for å handtere databaser der jeg mangler komplett postjournal. For sak 2014/5 her betyr det at 1 av 3 dokumenter mangler (33%).

Det er flere årsaker til at det kan bli hull i nummerseriene. Feilføring der et dokument tildeles et nytt saksnummer ved en feil, og deretter flyttes inn i riktig sak vil gi et ubrukt saksnummer, da saksnummer skal tildeles i stigende rekkefølge og en ikke får opprette nye saker innimellom gamle saker. Tilsvarende kan skje med dokument-løpenummer. Det er jo heller ikke sikkert at et saksnummer i OEP er det samme som løpenummeret som brukes som saksnummeret i instansens interne datasystem. Kanskje snakker vi om ulike ontologier der en delmengde av interne saksnummer tilsvarer saksnummer i OEP. Hvis like nummer også tildeles andre ting enn saker som skal til OEP vil en tilsvarende få «hull» i saksnumrene i postjournalen.

Jeg er litt usikker på hva denne statistikken egentlig viser, og heller ikke sikker på om det er reelt sett mangler i OEP (som kanskje kunne anses å være kritikkverdig), bare er resultatet av hendelige uhell i nummertildelingen eller resultat av ulik ontologi i OEP og instansens datasystem. Men jeg syntes tallene og variasjonen var så interessant at jeg hadde lyst til å dele dem med mine lesere. Jeg har sortert listen på prosent upubliserte saksnummer for 2014.

Det kunne vært interessant å se hva som skjedde hvis en ba om innsyn i en dokument-ID som ikke finnes i OEP... :) Det hadde også vært interessant å få vite hva årsaken til at noen saksnummer ikke dukker opp i OEP der det er få og mange. Jeg mistenker jo at årsaken ikke er den samme hos Skattedirektoratet og hos Landinfo, selv om andelen upubliserte nummer er ganske lik.